商業、娯楽、観光、居住など多様な都市機能と多世代多国籍な人々が集うS区。そのため新型コロナウイルス感染症が流行した当初は、独自の課題も多くあったといいます。2021年、新型コロナウイルスワクチン接種対策室が発足し、地区医師会、医療機関等と連携し、接種体制とそのための環境が整備されました。最大時には、区内に約30台のワクチン保冷庫（超低温冷凍庫、冷凍庫等）を保有し、目視による温度管理を行っていましたが、職員の削減を見据え、温度監視業務の自動化を目指し「DFSシステム」を導入しました。
導入前の課題
- 職員の削減を見据えた管理体制の見直しと対策強化を図りたい
- 関係者、担当職員の作業処理の負荷とコストを軽減したい
- ワクチンを保管する超低温冷凍庫の温度監視を確実かつ迅速に行いたい
- UPSによる非常用電源の確保に加え、電源異常も監視したい
導入後の効果
- 自動電話通報・メール通報でシステム監視通報業務の効率化を実現。万一の際にもより迅速で確実な対応が可能となった
- 人手による目視確認と連絡業務からの解放により、運用負荷を低減し、生産的な業務へのシフトを実現
- データはクラウド下で管理され、24時間365日、いつでもどこからでもスマホやPCで温度や電源の状態を確認できるようになり、管理体制の強化と職員の精神的負担軽減
- 電源異常時にはシステムが稼働し（UPSを用いたシステム）、各冷凍庫の電源が確保されることにより、品質を落とすことなくワクチンを保管することで安心安全へ貢献
導入の背景
ワクチン管理要員の減少を見据え、システムによる監視と運用の自動化を目指す必要があったワクチン管理要員の削減を見据え、システムによる監視の自動化を目指す必要がありました。また、日々の業務に加え、休日や夜間帯の温度異常時の対応や不測の事態への不安は、職員や関係者へ大きなストレスをもたらすものでした。目視による監視や人による通報の仕組みは、コスト面でも非効率的であることから、温度の自動監視化と自動通報機能を持つシステムの導入を検討することになりました。
S区役所では、停電等による非常時の電源確保（UPS）の重要性に加え、電源異常の監視対策も視野に入れ、総合的に監視できるシステムを探しました。
選定のポイント
区が目指す運用実現の条件に合致、希望した自動電話通知機能の追加も柔軟に対応DFSシステムは、S区役所が目指すべく運用実現の条件に合致していることがわかりました。ただし、メールだけでは不安や遅延のリスクがあると判断し、アラート機能に電話通報機能の追加を希望。ISAの営業担当に相談した結果、電話通報システムとの連携が実現しました。さらに本番運用に向けて想定されたいくつかの課題もクリアできたことも選定の大きなポイントとなりました。
温度の監視機能だけではなく、UPSを使用した電源異常の監視と通報、非常用電源への切り替えをすべて自動で行うシステムであることと、LoRa無線通信を利用したシステムなので、配線や新規工事が不要で、かつ納期や設置から稼働開始までの期間が短く、予算の課題も解決できました。
導入の効果
区民の健康と安全のためにこれまで以上に貢献できますS区役所では、DFSシステムの導入により、効率化、負担軽減、リスク軽減などの効果が得られ、ワクチン管理と安全確保の取り組みの向上により、これまで以上に安心して安全なワクチンを提供できるようになりました。
- システムの導入により監視業務の効率化が実現
- 職員の業務負担（コスト削減）や精神的負担の軽減
- 異常時の自動通知機能（電話とメール）により、万一の際に迅速な対応が可能となる運用へ（管理体制の強化）
- 電源の非常時にはUPSが作動し、各庫の電源が確保されるのでワクチン廃棄事故の未然防止へ貢献
データはクラウドで管理され、24時間365日、パソコンやスマートフォンからいつでも温度や電源の状態を確認できるようになり、万一の際には、メールや電話に自動通知がくる仕組みによって、これまで以上に安心安全に、ワクチンを保管することができるようになりました。また、監視業務の効率化に伴い、職員や管理者のリソースシフトも実現しました。
お客様プロフィール
S区役所 様※本掲載内容は2023年06月現在（取材時）の情報です。